Tyhjät tilat ovat hukattua potentiaalia

Tilojen vajaakäyttö on yleinen haaste monenlaisissa kiinteistöissä.

Koulujen kiinteistöt ovat tästä hyvä esimerkki. Niillä on laajat ja monipuoliset tilat, liikuntasaleista auditorioihin ja erikoisluokkiin. Iltaisin, viikonloppuisin ja lomien aikana tilat kuitenkin seisovat usein tyhjillään, vaikka kysyntää olisi. Syynä on usein se, että varauksia ja kulkuoikeuksia on työlästä hallita manuaalisesti.

Automaatio tarjoaa keinon saada enemmän irti kiinteistöstä ja palvella paikallisyhteisöä paremmin.

Varausjärjestelmä avaa tilat ulkopuolisille käyttäjille

Selkeä ja ennakoitava prosessi madaltaa kynnystä tilojen käyttöön. Toimijan omille verkkosivuille upotettu tilavarausjärjestelmä mahdollistaa sen, että ulkopuolinen käyttäjä näkee vapaat ajat helposti. Hän voi tunnistautua vahvasti, tehdä varauksen ja saa vahvistuksen välittömästi.

Verkkopalvelu sopii erityisesti liikuntaseuroille, harrasteryhmille ja yhdistyksille, joista moni toimii vapaaehtoisvoimin: heillä ei ole resursseja hoitaa varauksia virka-aikaan tai sovitella aikatauluja sähköpostiketjuissa. Lisäksi varausjärjestelmä näyttää reaaliajassa vapaat yksittäisvuorot sekä mahdollistaa pitkäaikaiset, toistuvat varaukset. Tämä vähentää epävarmuutta siitä, onko tila varmasti käytettävissä.

Automaattiset kulkuoikeudet vähentävät käsityötä

Kulunvalvontajärjestelmään yhdistetty tilavarausjärjestelmä luo kulkuoikeuden automaattisesti varauksen yhteydessä. Tunniste voi olla PIN-koodi, QR-koodi, RFID-tunniste tai mobiiliavain. Käyttäjä saa sen heti ja pääsee tilaan varauksen alkaessa ilman avainten noutamista tai erillisiä ohjeita. Kulkuoikeudet voidaan toimittaa automaattisesti myös vuokraajan omille asiakkaille, kuten seuran pelaajille tai iltakurssin osallistujille, jolloin koodeja ei tarvitse jakaa käsin.

Kulunvalvonnan tekninen toteutus pysyy silti turvallisuusammattilaisten vastuulla: vuokraaja hallitsee vain omia varauksiaan, ei itse järjestelmää. Kun järjestelmän toteuttajana on Poliisihallituksen hyväksymä toimija, voidaan varmistaa, että tiloihin pääsevät vain oikeat henkilöt ja vain oikeaan aikaan.

Ympäristöhyödyt ja integraatiot taloautomaatioon

Tarkka tieto tilojen käyttöasteesta mahdollistaa myös energiankäytön ohjaamisen todellisen tarpeen mukaan. Valaistus, ilmanvaihto ja lämmitys voidaan liittää varausjärjestelmään, jolloin ne toimivat vain varauksen aikana. Tämä helpottaa käyttäjää, sillä tila on valaistu ja käyttövalmis varauksen alkaessa.

Samalla integraatiot vähentävät turhaa energiankulutusta ja pienentävät kiinteistön ympäristövaikutuksia. Myös ylläpito hyötyy tarkoista käyttötiedoista: siivous ja huolto voidaan ajoittaa toteutuneen käytön perusteella, mikä tekee ylläpidosta täsmällisempää ja kustannustehokkaampaa.

Parempi käyttöaste nostaa tuottavuutta

Varausten käsittely, avainten jakaminen ja laskutus vievät paljon aikaa. Käsityönä hoidetut avainprosessit aiheuttavat myös helposti ylimääräistä työtä silloin, kun tunnisteita katoaa tai koodeja unohtuu.

Kun tilavaraus ja kulunvalvonta toimivat automaattisesti samassa järjestelmässä, iso osa tästä hallinnollisesta työstä poistuu. Enkoran ratkaisuissa kulkuoikeudet syntyvät varauksen yhteydessä ja toimivat vain oikeaan aikaan, mikä vähentää virheitä ja pitää käyttökustannukset paremmin hallinnassa. Näin tilojen käyttöaste nousee ja kiinteistön tuottavuus paranee ilman lisärakentamista tai raskaita investointeja.