Yksi toimittaja vai monta? Järjestelmävalinnan vaikutukset

Järjestelmähankinnoissa keskustelu keskittyy usein ominaisuuksiin ja hankintahintaan. Käytännössä ratkaisevaa on, miten kokonaisuus toimii käyttöönoton jälkeisten vuosien aikana.

Tätä täytyy tarkastella myös silloin, kun päätetään hankitaanko järjestelmän osat yhdeltä vai useammalta toimittajalta.

Monta toimittajaa: tilaa kokeiluille, riski sirpaleisuudesta

Organisaatiolla on usein jo käytössä joitain asiakaspalvelujärjestelmän osia. Tarpeet voivat kuitenkin laajentua palveluihin, joita nykyinen toimittaja ei kata. Monitoimittajamalli tarjoaa tällöin mahdollisuuden testata yksittäistä uutta toimintoa.

Samalla kuitenkin vastuu kokonaisuudesta jakautuu. Kassa-, kulunvalvonta-, älylukitus- ja varausjärjestelmäratkaisut voivat kaikki tulla eri tahoilta. Mitä jos asiakas ei pääse kulkuportista sisään, vaikka kassamaksu onnistui? Voi syntyä tilanne, jossa kukaan ei omista kokonaisuutta, ja huoltopyynnöt ja muutokset vaativat yhteensovittamista useiden toimittajien välillä.

Yksi vastuutaho selkeyttää kokonaisuuden

Kun yksi toimittaja huolehtii kokonaisuudesta, myös yhteydenotto ohjautuu suoraan oikeaan paikkaan. Kohteen päällikön ei tarvitse tällöin pyörittää eri toimittajien välistä sähköpostia.

Henkilöstön arjessa tämä vähentää järjestelmien välillä siirtymistä ja tarvetta opetella useita eri ympäristöjä. Samalla muutosten ja päivitysten suunnittelu yksinkertaistuu.

Kokonaisuuden yhtenäisyys virtaviivaistaa yleensä kustannuksiakin. Monitoimittajamallissa kokonaiskustannus muodostuu eri järjestelmälisenssien lisäksi hallinnollisesta kuormasta – useiden toimittajien koordinoinnista, tukipyyntöjen käsittelystä ja eri rajapintaongelmien selvittämisestä.

Toimittajan vakaus ratkaisee

Keskitettyyn malliin liittyy toisaalta usein huoli toimittajariippuvuudesta. Siksi järjestelmävalinnassa on tärkeää varmistua, että potentiaalinen toimittaja pysyy ja kehittyy organisaation rinnalla pitkäjänteisesti ja joustavasti.

Vakaus, kokemus ja jatkuvuus ovat tässä olennaisia kriteerejä. Esimerkiksi Enkoralla tämä näkyy 20 vuoden toiminnassa, vakiintuneessa asiakaskunnassa ja siinä, että koko teknologia on omassa hallussa – kulunvalvonnasta älykaappeihin ja maksujärjestelmiin. Tuotanto perustuu omaan kotimaiseen tuote- ja ohjelmistokehitykseen, eikä lähdekoodia ole ulkoistettu. Modulaariset ja avoimet integraatiorajapinnat tuovat samalla mukautuvuutta tulevaisuuden tarpeisiin.

Avoimuus vähentää lukkiutumisriskiä

Hyvin suunniteltu yhden toimittajan kokonaisuus ei ole suljettu, paikoilleen lukittu ympäristö. Avoimet integraatiot mahdollistavat sen, että järjestelmä pystyy keskustelemaan taloushallinnon, HR-järjestelmän tai muiden taustajärjestelmien kanssa. Moduuleista koostuva järjestelmä mahdollistaa myös skaalautumisen: lisäohjelmistojen ja palveluiden käyttöönoton myöhemmin.

Julkiset hankinnat vaativat hallittuja rakenteita

Yhden toimittajan malli ei sulje pois kilpailuttamista. Kun järjestelmä rakentuu moduuleista ja avoimista rajapinnoista, yksittäinen osa voidaan tarvittaessa kilpailuttaa uudelleen ilman koko järjestelmän uusimista. Selkeä kokonaisuus helpottaa myös sopimushallintaa ja vähentää tulkinnanvaraa vuosien varrella, mikä on julkisissa hankinnoissa keskeistä.

Vastuiden, integraatioiden ja kehityspolun määrittely tekee järjestelmästä hallittavan koko elinkaaren ajan. Tämä antaa tilaajalle varmuuden siitä, että ratkaisu kestää sekä teknologian muutokset että organisaation tarpeiden kehittymisen.