EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan toukokuussa. Oletko valmis?
Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus astuu voimaan 25. toukokuuta 2018 alkaen.
Tietosuoja-asetusta sovelletaan niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla, riippumatta esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn laajuudesta, käsiteltävien henkilötietojen luonteesta tai käytetystä teknologiasta. Tietosuoja asetus tulee vaikuttamaan kaikkien EU-alueella toimivien yritysten ja yhteisöjen prosesseihin.
Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä. Tietosuoja-asetus koskee kaikkia sen soveltamisalaan kuuluvia henkilötietoja käsitteleviä organisaatioita, niin rekisterinpitäjiä, kuin henkilötietojen käsittelijöitä. Tietosuoja-asetusta sovelletaan automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn sekä henkilötietojen käsittelyyn, kun henkilötiedot muodostavat rekisterin osan.
Enkora on varautunut EU:n tietosuoja-asetuksen voimaanastumiseen hyvissä ajoin sisäisen kehitysprojektin myötä. Sisäisten prosessien läpikäymisen lisäksi henkilöstöä on koulutettu, uuden asetuksen mukaista (nykyisellään jo hyvin tiukkaa) tietosuojan toteutumista valvotaan sekä järjestelmiin toteutetaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimat muutokset.
Seuraavassa on esitettynä käytännön toimia, mitä yritysten on hyvä miettiä/organisoida/dokumentoida valmistautuessaan 25.5.2018 jälkeiseen aikaan.
- Selvitä mitä tietoja asiakkaista yrityksessä kerätään, ja sisältyykö niihin henkilötietoja?
- Kuka henkilötietoja käsittelee?
- Miksi henkilötietoja kerätään tai käsitellään?
- Täyttääkö toiminta nykysääntelyn vaatimukset?
- Mitä riskejä henkilötietojen käsittelyyn liittyy ja miten riskejä voitaisiin vähentää?
- Tarvitaanko kaikkia nyt kerättäviä tietoja?
- Kuinka pitkään tietoa on tarkoituksemukaista säilyttää?
- Harjoitetaanko yrityksessä henkilötietojen profilointia?
- Millä tavalla yrityksessä henkilötietojen suojauksesta?
- Millä tavalla tietoturvaloukkauksiin on varauduttu?
- Toiminta tietoturvaloukkauksen sattuessa?
- Millä tavalla yrityksessä reagoidaan rekisteröityjen pyyntöön tarkistaa tai poistaa itseään koskevat tiedot yrityksen rekistereistä?
- Siirretäänkö yrityksen keräämiä tai käsittelemiä henkilötietoja esimerkiksi kumppaneille, toimeksiantajille ym.?
- Onko henkilötietojen siirtämiseen saatu rekisteröityjen suostumus ja onko henkilötietojen siirrosta tehty kirjallista sopimusta?
- Siirretäänkö henkilötietoja muihin EU-maihin tai EU:n ulkopuolelle?
Tulemme tiedottamaan asiakkaitamme kevään aikana EU tietosuoja-asetuksen vaikutuksesta Enkora järjestelmän käyttöön.